Page tree

Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Table of Contents

Что такое Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook — это персональный информационный менеджер, который обладает функциями почтового клиента. Он является полноценным органайзером и содержит функции календаря, планировщика задач, записной книжки, менеджера контактов и др.

Данная программа занимает особое место в Microsoft Office, поскольку позволяет организовать весь цикл работ над документами в трудовом коллективе.

Как зайти в корпоративную почту с помощью Outlook?

Первый способ:

Для настройки Outlook на версии ниже Windows 10 необходимо нажать «Пуск» → «Все программы» → «Microsoftoffice» «Outlook».

Второй способ:

В поисковой строке компьютера необходимо ввести название почтового клиента[1]: Outlook(1). Далее нажать на значок с приложением (2) (рис.1)

Если на Вашем компьютере не установлена данная программа, следует направить электронное письмо[2](далее – письмо) в Отдел приёма обращений на электронную почту (далее – почту)  support@muctr.ru с указанием проблемы, контактными данными и номером кабинета.

[1]Почтовый клиент (ПО) — это программа, с помощью которой можно контролировать множество электронных ящиков и работать с ними из одного места. ПО служит для написания, отправки, получения и хранения сообщений электронной почты, а также их редактирования, обмена, синхронизации и рассылки. Работать с почтовым клиентом может пользователь с одной и более учетными записями.

[2] Электронное письмо — это современный быстрый и удобный способ общения через текстовые сообщения, отправляемые по электронной почте.

Рис.1 Поиск почтового клиента

В открывшемся окне ввести адрес корпоративной почты (в домене @muctr.ru) (1) и нажать «Подключить» (2). В качестве примера введён адрес example@muctr.ru (рис.2)

Рис.2 Пример ввода почты

В новом окне необходимо ввести пароль от почты (1) и нажать «Подключить» (2) (рис.3)

Рис.3 Подключение почты в домене @muctr.ru


Как отправить новое письмо?

Для создания нового письма необходимо в верхнем (горизонтальном) меню зайти во вкладку «Главная». Далее следует нажать в левом верхнем углу на кнопку «Создать сообщение» (рис.4)

Рис.4 Создание нового сообщения

При этом откроется форма для создания нового письма. В поле «Кому» указывается электронная почта получателя (1) (рис.4). Важно: электронную почту нужно указывать только английскими буквами, без пробелов и без точки в конце.

Также можно отправить копию[1] письма другому получателю. Для этого в поле «Копия» (2) указывается электронная почта получателя (рис.5). Также можно указать электронную почту в графе «Скрытая копия[2]».

Рис.5 Создание сообщения

В поле «Тема[3]» (3) необходимо указать тему сообщения. Обозначение темы важно и для поиска, и для хранения электронной корреспонденции.

Для набора текста сообщения необходимо перейти в поле ввода сообщения (самое большое поле). Для выбора поля следует нажать на него левой кнопкой мыши. Текстовое поле пластично, оно автоматически подстраивается под размер сообщения. Для придания предложениям эмоциональной окраски имеется возможность использовать панель редактирования текста над полем с письмом. Для этого можно использовать разные шрифты, размер текста, делать текст жирным, выделять курсивом, подчёркивать, выделять цветом, окрашивать фон текста, использовать нумерованный и маркированный список, создавать таблицы и использовать другие возможности.

Для отправки письма необходимо нажать на кнопку «Отправить» в левом верхнем углу слева от адресата (рис.6)

Рис.6 Отправка письма


[1]Копия письма - вторичные получатели письма, которым направляется копия. Они видят и знают о наличии друг друга.

[2]Скрытая копия - скрытые получатели письма, чьи адреса не показываются другим получателям.

[3]Тема – основная мысль письма.

Как ответить на письмо?

При открытии Outlook автоматически открывается папка «Входящие». В эту папку попадают новые письма. Для чтения письма следует нажать на него (рис.7)

Рис.7 Ответ на письмо

Для ответа на письмо используйте кнопку «Ответить» на верхней панели над открывшемся письмом (рис.8)

Рис.8 Кнопка ответа

После открытия письма появится возможность набора текста. Для отправки следует нажать на большую кнопку «Отправить» слева от адресата (рис.9)

Рис.9 Открытие письма

Как отправить файл?

Также возможно прикрепить к своему электронному письму файл. Это может быть: документ word, презентация, файл pdf, архив, фото/рисунок и другое – в целом любой файл, весом не более 25 мб. Для прикрепления файла в открытом окне необходимо нажать на кнопку «Вложить файл» (рис.10) Таким образом можно приложить необходимое количество документов.

Рис.10 Вложение файла

Далее в выпадающем меню следует выбрать пункт «Поиск на этом ПК», где можно выбрать файл. Для этого нужно открыть папку и двойным щелчком мыши выбрать документ. После этого файл должен прикрепиться к письму (рис.11)

Рис.11 Поиск на ПК

Как удалить письмо?

Для удаления письма следует нажать на красный крестик справа от необходимого письма (рис.12)

Рис.12 Удаление письма

Как восстановить удалённое письмо?

Для восстановления удаленного сообщения в левом контактном меню следует нажать на папку «DeletedItems» (рис.13)

Рис.13 Удаление письма

Далее выбрать письмо правой кнопкой мыши. В выпадающем вертикальном меню нажать «Переместить» (1).

После этого в выпадающем горизонтальном меню необходимо нажать на «Другая папка» (2), чтобы выбрать папку для перемещения письма (рис.14).

Рис.14 Перемещение папки

Для перемещения письма в открывшемся меню следует указать нужную папку. В качестве примера выбрана папка «Входящие» (1). После выбора следует нажать «ОК» (2). После чего письмо окажется в выбранной папке (рис.15).

Рис.15 Входящие

Как архивировать письмо?

Для архивации необходимо отметить выбранное письмо правой кнопкой мыши, далее в выпадающем меню следует нажать «Архивировать»[1] (рис.16)

Рис.16 Архивация

Найти архивированные письма можно в папке «Archive» слева в контактном меню.

[1]Архивация письма – перемещение письма в отдельную папку, предназначенную для хранения писем.

Как добавить письмо в «Спам» и заблокировать отправителя?

Для перемещения письма в папку спам необходимо нажать на выбранное письмо правой кнопкой мыши, после, в выпадающем вертикальном меню выбрать «Нежелательные» (1) (рис.17). Далее в выпадающем горизонтальном меню отметить «Заблокировать отправителя» (2).

Рис.17 Блокировка отправителя

В открывшемся всплывающем окне нажать «ОК» (рис.18).

Рис.18 Заблокировать

Как добавить письмо в «Избранное?[1]»

Для добавления письма в отмеченные необходимо нажать на флажок справа от нужного письма (1), после чего он станет красным (рис.19)

Рис.19 Выделение письма


[1]Добавить письмо в «Избранное» - способ выделить важное письмо, отметив его.

Как открыть или сохранить вложение?

Для открытия прикрепленного документа необходимо нажать правой кнопкой мыши на выбранное вложение (рис.20)

Рис.20 Открытие документа

Для сохранения вложения нужно нажать правой кнопкой мыши на выбранное вложение и в контактном меню выбрать «Сохранить как» (рис.21). После чего вложение будет сохранено в выбранную папку на Вашем компьютере.

Рис.21 Сохранение вложения

Как сохранить письмо в «Черновики»?

Для сохранения письма как черновик необходимо нажать на кнопку «Сохранить» (1). Далее следует закрыть вкладку, нажав на крестик справа в углу окна с письмом (2) (рис.22)

Рис.22 Сохранение в черновики

Найти черновик письма можно в папке «Drafts» слева в контактном меню (рис.23)

Рис.23 Найти черновик письма

Для продолжения редактирования письма следует выбрать необходимое письмо, нажав на него (рис.24)

Рис.24 Редактирование письма

После открытия можно будет продолжить редактирование в открывшемся окне с черновым письмо (рис.25)

Рис.25 Продолжение редактирования

Как найти письмо?

Для поиска письма необходимо выбрать папку в меню слева, в которой необходимо осуществить поиск. Это могут быть папки: «Входящие[1]», «Draft[2]s», «Sent[3]», «DeletedItems[4]», «Archive[5]», «JunkE-mail[6]», «Исходящие[7]», «Нежелательная почта[8]» и другие (рис.26)

Рис.26 Папки для поиска

Далее ввести искомое слово, имя, тему письма или адрес электронной почты в строке «Поиск в папке текущего письма» над списком писем (рис.27)

Рис.27 Поиск по папке

[1]Входящие – папка, в которую автоматически приходят сообщения

[2]Drafts («Черновики») – папка, содержащая письма без указанного отправителя (черновой вариант)

[3]Sent («Отправленные») – папка, содержащая отосланные письма

[4]Deleted Items («Удаленные сообщения») – папка, содержащая удаленные сообщения

[5]Archive(«Архив») – папка для писем, перемешенных в отдельную папку, предназначенную для хранения

[6]Junk E-mail («Спам») – папка для писем, содержащих массовую рассылку, рекламу или предложение услуг

[7]Исходящие – папка для писем, отосланных получателю

[8]Нежелательная почта – папка для нежелательных писем

Как группировать письма в папку?

Для группировки в папку, необходимо сначала создать новую папку или выбрать существующую. Для создания перейти во вкладку «Папка» (1), далее нажать «Новая папка» (2) (рис.28).

Рис.28 Группировка писем

После этого откроется окно, где нужно указать имя папки (1). В качестве примера была создана папка «Письма от заведующего кафедрой». Далее необходимо выбрать почту из списка, для которой создается папка (2). В качестве примера выбрана почта «example@muctr.ru». Для создания папки нажать «ОК» (3). После чего новая папка появится слева в контактном меню (рис.29).

Рис.29 Создание папки

Для объединения писем в папку необходимо нажать на письмо правой кнопкой мыши (1), затем в выпадающем вертикальном меню выбрать «Переместить» (2) значок с папкой «Переместить» (2). Далее в выпадающем горизонтальном меню нажать на созданную папку. В качестве примера выбрана «Письма от ЭИОС» (3). После чего письма окажутся в выбранной папке (рис.30)

Рис.30 Перемещение писем в папку

Как добавить подпись?

Для добавления электронной подписи (далее – подпись) к письму, необходимо во вкладке «Главная» в левом верхнем углу нажать на кнопку «Создать сообщение» (рис.31)

Рис.31 Создать сообщение

После чего откроется форма для отправки письма. Далее необходимо нажать на «Подпись» (1), затем кликнуть на «Подписи…» (2) (рис.32)

Рис.32 Добавление подписи

На открывшейся странице необходимо выбрать раздел «Создать». В новом окне ввести «Введите имя для подписи» (2). По окончании нажать «ОК» (3) (рис.33)

Рис.33 Создание подписи

Текст подписи необходимо набрать в самое большое поле из всех (1). Открыть его можно щелчком мыши (рис.34)


Рис.34 Редактирование текста

Для придания предложениям эмоциональной окраски можно использовать панель редактирования текста над текстовым полем. Есть возможность использовать разные шрифты, размер текста; сделать текст жирным, выделить курсивом, подчеркнуть текст, сделать текст цветным, выровнять текст по левому, правому или центральному областям, использовать визитную карточку, добавить рисунок из папки на компьютере или вставить гиперссылку.

Для сохранения изменений следует нажать «ОК».