Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Общая информация об «Outlook»

Microsoft Outlook — это персональный информационный менеджер, который обладает функциями почтового клиента. Он является полноценным органайзером и содержит функции календаря, планировщика задач, записной книжки, менеджера контактов и др. Данная программа занимает особое место в Microsoft Office, поскольку позволяет организовать весь цикл работ над документами в трудовом коллективе.
Если на Вашем компьютере не установлена данная программа или возникли затруднения при ее запуске, необходимо направить обращение на адрес support@muctr.ru с указанием ФИО, должности, подразделения и номера кабинета.

Первоначальная настройка

Для входа в КЭП через Outlook необходимо нажать на компьютере кнопку «Пуск» и выбрать приложение «Outlook» (рис. 1).

Рис. 1. Приложения Microsoft


Далее в открывшемся окне необходимо ввести свой логин и пароль (рис. 2, 3).

Рис. 2. Окно аутентификации Outlook


Рис. 3. Окно аутентификации Outlook

По завершении авторизации учетной записи Вы получите уведомления (рис. 4, 5).

Рис. 4. Завершение настройки



Рис. 5. Завершение настройки

Перенастройка

Если ранее Вы уже использовали Outlook для работы с КЭП, Вам необходимо сначала добавить учетную запись с новым единым логином, затем удалить неактуальную учетную запись.
Обращаем Ваше внимание, что папки, созданные в старой почтовой системе, будут перемещены в новую систему с единым логином. К сожалению, настроенные ранее правила в Outlook перенесены не будут, их потребуется создать заново. Для повторного создания правил настоятельно рекомендуется использовать Outlook Web App, так как при этом правила будут также синхронизированы в приложение Outlook на Вашем компьютере.

Добавление новой учетной записи

Для входа в КЭП через новый единый логин необходимо открыть установленный почтовый клиент Outlook и нажать на кнопку «Файл» в верхней панели окна (рис. 6).


Рис. 6. Окно Outlook

В открывшемся окне необходимо нажать на кнопку «Настройка учетных записей» и выбрать в выпадающем меню пункт «Настройка учетных записей» (рис. 7).


Рис. 7. Сведения об учетной записи

При этом откроется окно с настройками учетных записей, где необходимо нажать на кнопку «Создать» (рис. 8).

Рис. 8. Настройки учетных записей


В открывшемся окне необходимо ввести свой логин и далее пароль (рис. 9).

Рис. 9. Окно аутентификации Outlook

Удаление неактивной учетной записи

Для удаления неактивной учетной записи от КЭП необходимо открыть установленный почтовый клиент Outlook и нажать на кнопку «Файл» в верхней панели окна (рис. 10).

Рис. 10. Окно Outlook

В открывшемся окне необходимо нажать на кнопку «Настройка учетных записей» и выбрать в выпадающем меню пункт «Настройка учетных записей» (рис. 11).

Рис. 11. Сведения об учетной записи

При этом откроется окно с настройками учетных записей, где необходимо выбрать неактуальную учетную запись и нажать на кнопку «Удалить» (рис. 12).

Рис. 12. Настройки учетных записей


Работа с письмами

Создание нового письма

Для создания письма необходимо нажать на кнопку «Создать сообщение» в верхней панели клиента (рис. 13).

Рис. 13. Команда «Создать сообщение»

При этом откроется форма для создания нового письма (рис. 14).

Рис. 14. Параметры сообщения

В поле «Кому» необходимо ввести электронную почту получателя (1). Важно: электронную почту нужно печатать только английскими буквами, без пробелов и без точки в конце.
Далее необходимо указать тему в поле «Тема» (2). Обозначение темы важно для поиска и хранения электронной корреспонденции.
Для набора текста сообщения необходимо перейти в тело письма (3).
Также к электронному письму возможно прикрепить вложения размером не более 25 Мб. Для прикрепления файла в открытом окне необходимо нажать на кнопку «Вложить файл» (4). Таким образом можно приложить необходимое количество документов.
Для отправки письма необходимо нажать на кнопку «Отправить» в левом верхнем углу (5).

Ранжирование важности писем

Для отправляемых писем можно выставить различные «теги», отражающие приоритет отправляемого сообщения. Для создания письма необходимо нажать на кнопку «Создать сообщение» в верхней панели клиента (рис. 15).

Рис. 15. Команда «Создать сообщение»

Для ранжирования важности письма в верхней панели открывшегося окна необходимо выбрать желаемый приоритет (рис. 16).

Рис. 16. Теги для ранжирования важности


Поиск писем

Для поиска необходимых писем необходимо выбрать папку для поиска, например, «Входящие» (рис. 17).

Рис. 17. Папка «Входящие»


Кликните левой кнопкой мыши на строку «Поиск» (рис. 18).

Рис. 18. Строка «Поиск»

При этом на верхней панели откроется раздел «Поиск», в котором доступны различные уточнения для поиска писем. Рассмотрим для примера поиск писем от определенного адресанта. Для этого необходимо нажать на кнопку «От» (1) и в поисковой строке на месте выделенного фрагмента «Имя отправителя» (2) ввести ФИО или адрес электронной почты искомого отправителя (2) (рис. 19).

Рис. 19. Поиск по отправителю

Для поиска письма по получателю необходимо аналогично предыдущему пункту выбрать папку для поиска. В появившемся разделе верхней панели «Поиск» необходимо нажать на кнопку «Кому» (1) (рис. 20). Далее выбрать один из выпадающих пунктов (2).

Рис. 20. Выпадающее меню кнопки «Кому»

Для поиска писем по ключевому слову необходимо в строке «Поиск» ввести искомое слово или словосочетание, которое присутствует в искомом письме (рис. 21).

Рис. 21. Поиск по слову в письме

Для поиска писем по другим данным в разделе верхней панели «Поиск» нажмите на кнопку «Больше» (рис. 22).

Рис. 22. Кнопка «Больше»

Для поиска писем по требуемым параметрам необходимо нажать на выбранный пункт меню (рис. 23).

Рис. 23. Выпадающее меню кнопки «Больше»

Далее для поиска необходимо ввести данные в соответствующую строку (рис. 24). Возможно применение нескольких пунктов.

Рис. 24. Поиск письма по тексту и отправителю

Работа с папками

Папки представляют собой удобные хранилища писем и необходимы для упорядочивания сообщений в Outlook, благодаря заданным правилам (подробнее в п. 3.7 Создание почтовых правил).
Для организации работы с папками необходимо перейти в раздел «Папка» на верхней панели и нажать на кнопку «Новая папка» (рис. 25).

Рис. 25. Кнопка «Новая папка»


В открывшемся окне ввести название папки и нажать кнопку «ОК» (рис. 26).
 

Рис. 26. Окно создания новой папки


Для перемещения папки необходимо зажать ее левой кнопкой мыши и перенести на нужную позицию (рис. 27).

Рис. 27. Перемещение папки

Для открытия меню с настройками папки необходимо нажать на нужную папку правой кнопкой мыши (рис. 28).

Рис. 28. Меню настроек папки

Дополнительные настройки папки представлены в разделе «Папка» на верхней панели (рис. 29).

Рис. 29. Дополнительные настройки раздела «Папка»

Для редактирования расположения иконок в левом нижнем углу приложения Outlook (рис. 30) необходимо перейти в раздел «Вид» на верхней панели и нажать на кнопку «Область папок» и выбрать пункт выпадающего меню, например «Свернуть» (рис. 31).

Рис. 30. Иконки в левом нижнем углу Outlook

Рис. 31. Кнопки раздела «Папка»

После папки переходят в левую панель и теперь представлены в вертикальном виде (рис. 32).

Рис. 32. Вертикальное расположение папок


Для перехода к дополнительным настройкам папок «Область папок» и выбрать пункт выпадающего меню «Параметры» (рис. 33).

Рис. 33. Пункт «Параметры»

В открывшемся окне при необходимости возможно изменить число отображаемых элементов (1), а также поменять местами пункты, соответствующие иконкам в левом нижнем углу приложения Outlook (2) (рис. 34).

Рис. 34. Параметры навигации

Работа с адресной книгой

Адресная книга Outlook представляет собой список адресов, созданных на основе папок контактов. С помощью адресной книги можно находить и выбирать имена, адреса электронной почты и списки рассылки при отправке сообщений электронной почты.
Учетная запись Exchange Server включает Глобальный список адресов (GAL) в списке адресной книги и содержит имена и адреса электронной почты всех, у кого есть учетная запись с этой учетной записью Exchange Server и настраивается сервером автоматически.
Для поиска имен, номеров, номеров телефонов, адресов электронной почты воспользуйтесь адресной книгой. Для этого необходимо в верхней панели окна нажать на кнопку «Адресная книга» (рис. 35).

Рис. 35. Адресная книга

На открывшейся странице необходимо в поле поиска ввести ФИО (рис. 36).

Рис. 36. Поиск в адресной книге

ФИО контакта окажется первым в списке (рис. 37).

Рис. 37. Искомый контакт

Для поиска контакта по имеющимся иным сведениям необходимо воспользоваться кнопкой «Расширенный поиск» (рис. 38).

Рис. 38. Расширенный поиск

В открывшемся окне необходимо внести известные сведения об искомом контакте и нажать «ОК» (рис. 39).

Рис. 39. Окно для расширенного поиск контакта

Для перехода к карточке контакта необходимо дважды нажать на строку с ФИО сотрудника (рис. 40).

Рис. 40. Выбор контакта

На открывшейся странице представлена контактная информация искомого сотрудника. Для завершения просмотра необходимо нажать на кнопку «ОК» (рис. 41). Для добавления сотрудника в список контактов необходимо нажать на кнопку «Добавить в контакты» (1).

Рис. 41.Карточка контакта

В открывшемся окне при необходимости внести дополнения по карточке и на верхней панели нажать на кнопку «Сохранить и закрыть» (рис. 42).

Рис. 42. Карточка контакта

Для быстрого перехода к действиям по контакту необходимо нажать на кнопку «Действия» (2). В открывшемся окне необходимо нажать на значок с письмом или на адрес корпоративной электронной почты для моментальной отправки письма (рис. 43).

Рис. 43. Быстрая отправка письма

Создание контактов

Для создания контакта необходимо в нижней панели перейти к разделу «Люди» (рис. 44).

Рис. 44. Раздел «Люди»

В открывшемся окне необходимо нажать на кнопку «Создать контакт» (рис. 45).

Рис. 45. Кнопка «Создать контакт»

Для создания карточки с контактами необходимо заполнить ее имеющимися данными и на верхней панели нажать на кнопку «Сохранить и закрыть» (рис. 46).

Рис. 46. Окно создания контакт


Создание группы контактов

Для создания группы контактов необходимо в нижней панели перейти к разделу «Люди» (рис. 47).

Рис. 47. Кнопка «Создать группу контактов»

Назовите создаваемую группу контактов в строке «Имя» (рис. 48).

Рис. 48. Строка названия группы контактов

Для добавления участников в группу контактов необходимо нажать на кнопку «Добавить участников» (рис. 49). Далее необходимо выбрать пункт «Из адресной книги».

Рис. 49. Добавить участников из адресной книги

Для поиска контакта по имеющимся иным сведениям необходимо воспользоваться кнопкой «Расширенный поиск» (рис. 50).

Рис. 50. Расширенный поиск

В открывшемся окне необходимо внести известные сведения об искомом контакте и нажать «ОК» (рис. 51).

Рис. 51. Расширенный поиск контакта

Для выбора контактов необходимо дважды нажать на строку с ФИО сотрудника. Выбранные контакты отобразятся в списке «Участники» внизу окна, по окончании нажать «ОК» (рис. 52).

Рис. 52. Выбор контакта

Добавленные контакты отобразятся в созданной группе контактов. Для завершения работы с созданием группы контактов необходимо на верхней панели нажать на кнопку «Сохранить и закрыть» (рис. 53).

Рис. 53. Сохранение группы контактов

Работа с поручениями

Для создания поручения необходимо на верхней панели во вкладке «Главная» нажать на кнопку «Создать элемент» (1) (рис. 54). В выпадающем меню нажать «Другие элементы» (2), далее выбрать «Поручение» (3).
 

Рис. 54. Элемент «Поручение»

В открывшейся форме необходимо заполнить поле «Кому», если требуется – обозначить дату начала и выполнения, а также присвоить важность, по окончании нажать кнопку «Отправить» (рис. 55).

Рис. 55. Окно создания поручения


Добавление подписи

Для добавления подписи в Outlook необходимо открыть установленный почтовый клиент Outlook, перейти в верхней панели во вкладку «Главная» и нажать на кнопку «Создать сообщение» (рис. 56).

Рис. 56. Создать сообщение

В открывшейся форме для отправки письма необходимо нажать на кнопку
«Подпись», затем на «Подписи…» (рис. 57).

Рис. 57. Подписи

На открывшейся странице необходимо нажать на кнопку «Создать», ввести идентификатор в поле «Введите имя для подписи» и нажать на кнопку «ОК» (рис. 58).

Рис. 58. Создание новой подписи

Далее необходимо ввести текст подписи согласно примеру, указать, для каких случаев необходимо использовать данную подпись (для новых сообщений и/или для ответа на письмо и пересылки) и нажать на кнопку «ОК» (рис. 59).

Рис. 59. Редактирование подписи

Пример подписи для использования:


С уважением,

(Полные ФИО)
Должность (с заглавной буквы) Наименование структурного подразделения (отдела) (с заглавной буквы)

Департамент информационных технологий

РХТУ им. Д.И. Менделеева

125047, ГСП, Москва, А-47, Миусская пл., д. 9
Тел: внутренний: +7 (499) 5555555 (в указанном формате)

Тел: моб: +7 (926) 5555555 (по желанию, в указанном формате. Если не указываете – удалите строку)

E-mail: 
ivanov.i.v@muctr.ru (обязательно проверить гиперссылку) | WEB: www.muctr.ru


Работа с календарём

Видео-инструкция по использованию основных возможностей календаря Outlook

Outlook календари позволяют в удобном формате отслеживать рабочие встречи и мероприятия, создавать встречи, события и собрания с другими пользователями. Возможно использование нескольких календарей для разных целей, а также импортирование календарей из других поставщиков услуг электронной почты и служб.

Для перехода в календарь необходимо выбрать в левом нижнем углу приложения Outlook соответствующую иконку (рис. 60).

Рис. 60. Иконка «Календарь»

При этом в новом окне откроются доступные Вам календари (рис. 61).

Рис. 61. Календарь в Outlook


Создание встречи в календаре

Встречи — это мероприятия, для которых выделяется время в календаре пользователя. Для встреч не требуется приглашение других людей или резервирование ресурсов.
Для создания встречи необходимо перейти в верхней панели во вкладку
«Главная» и нажать на кнопку «Создать встречу» (рис. 62).

Рис. 62. Создать Встречу

Для создания повторяющейся встречи необходимо в верхней панели во нажать на кнопку «Повторение» (рис. 63).

Рис. 63. Кнопка «Повторение»

В открывшейся форме «Повторение встречи» необходимо задать время встречи и длительность (1), а также параметры повторения (рис. 64). В зависимости от требуемых повторений встречи необходимо выбрать, как часто повторять встречу: ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно (2), уточнить подробности повторений (3) и обозначить предел повторений (4). По окончании заполнения формы необходимо нажать кнопку «ОК».

Рис. 64. Параметры повторения встречи

По окончании заполнения формы «Повторение встречи» в календаре появится повторяющаяся встреча (рис. 65).

Рис. 65. Повторение встречи в календаре


Категорирование встреч

Для настройки цветовых категорий необходимо выбрать встречу или собрание и на верхней панели во вкладке «Ряд встреч» нажать на кнопку «Выбрать категорию» (рис. 66). В выпадающем меню нажать «Все категории».

Рис. 66. Выбрать категорию

В появившемся окне можно управлять категориями. Необходимо выбрать категорию и воспользоваться командами справа. Команда «Создать» позволяет добавить новую категорию к уже существующим (1) (рис. 67). В строке «Имя» необходимо ввести наименование категории (2). В выпадающем меню выбрать цвет (3). Нажать «Ок» для создания категории (4).

Рис. 67. Создать категорию

Для того чтобы переименовать категорию, необходимо нажать на категорию и выбрать команду «Переименовать». Ввести название и нажать Enter (рис. 68).

Рис. 68. Переименовать категорию

Для удаления требуется выбрать категорию и нажать на кнопку «Удалить». В появившемся окне нажать «Да».

Для выбора категории встречи или собрания, необходимо нажать на объект ПКМ, нажать «Выбрать категорию», в выпадающем списке и выбрать категорию (рис. 69).

Рис. 69. Присвоить категорию

Просмотр даты создания встречи

Для просмотра даты создания встречи или собрания необходимо нажать на соответствующее мероприятие в календаре. Использовать комбинацию клавиш alt+f11. В появившемся окне нажать «Insert», в выпадающем меню выбрать «Module» (рис. 70).

Рис. 70. Создать новый модуль

В появившемся окне вставить код, указанный ниже:

Sub ShowCreatedDate()

Dim oItem As Object

Set oItem = GetCurrentItem()

MsgBox "This item was created on " & oItem.CreationTime

End Sub

Function GetCurrentItem() As Object

On Error Resume Next

Select Case TypeName(Application.ActiveWindow)

Case "Explorer"

Set GetCurrentItem = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)

Case "Inspector"

Set GetCurrentItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem

End Select

End Function

Далее необходимо выбрать «Module 1» (рис. 71). После этого нажать f5 и в появившемся окне нажать на кнопку «Run».

Рис. 71. Нажать на «Module 1»

После этого появится всплывающее окно с датой создания мероприятия (рис. 72).

Рис. 72. Отображение даты создания встречи

Планирование собрания с другими людьми

Собрание — это встреча, которая включает других людей. Кроме того, собрание может включать ресурсы, например комнаты переговоров.
Для создания Собрания необходимо перейти в верхней панели во вкладку
«Главная» и нажать на кнопку «Создать собрание» (рис. 73).

Рис. 73. Создать Собрание


Принятие собрания

Участник собрания получает письмо с приглашением от организатора (рис. 74).

Рис. 74. Письмо от организатора

Далее приглашенный участник может выбрать:
Принять собрание – это событие отобразится в календаре участников;
Под вопросом – задать уточняющий вопрос по собранию (повестка дня, участники и т.д.);
Отклонить собрание – отказаться от участия в нём с соответствующим оповещением;
Предложить новое время собрания.

Настройка напоминания

Можно настраивать и отменять напоминания для различных элементов, включая сообщения электронной почты, встречи и контакты.
Для встреч и собраний:
Необходимо открыть элемент и в верхней панели во вкладке «Встреча» или
«Собрание» выбрать в раскрывающемся списке «Напоминание» время до встречи или собрания, за которое должно появиться напоминание (рис. 75).

Рис. 75. Время до собрания

Чтобы отключить напоминание, необходимо выбрать значение «Нет».
Для сообщений электронной почты, контактов и задач
Для определенного времени – в верхней панели на вкладке «Главная» в группе «Теги» необходимо нажать кнопку «К исполнению» и выбрать команду
«Добавить напоминание» (рис. 76).

Рис. 76. Команда «Добавить напоминание»


Далее необходимо указать время напоминания (рис.77) и нажать кнопку «ОК».

Рис. 77. Окно «Время напоминания»


Направления изменений по встречам

Для направления обновления по одной встрече внутри ряда встреч необходимо дважды кликнуть левой кнопкой мыши по встрече. Далее в открывшемся окне необходимо выбрать пункт «Только это встречу» (рис. 78) и нажать на кнопку «ОК».

Рис. 78. Выбор одной встречи для внесения обновлений

В открывшейся форме необходимо внести требуемые обновления и по окончании нажать на кнопку «Сохранить и закрыть» (рис. 79).

Рис. 79. Внесение обновлений по встрече


Для отмены одной встречи внутри ряда встреч необходимо нажать на встречу правой кнопкой мыши (1), выбрать пункт «Удалить» (2) и нажать на «Удалить экземпляр» (3) (рис. 80).

Рис. 80. Удалить одну встречу

Для переноса одной встречи внутри ряда встреч необходимо дважды кликнуть левой кнопкой мыши по встрече. Далее в открывшемся окне необходимо выбрать пункт «Только это встречу» и нажать на кнопку «ОК». В открывшейся форме необходимо внести требуемые обновления по переносу встречи (1) (например, изменить место, время начала и окончания мероприятия) и нажать на кнопку «Сохранить и закрыть» (2) (рис. 81).

Рис. 81. Перенос встречи

Для изменения всего цикла встреч необходимо дважды кликнуть левой кнопкой мыши по встрече. Далее в открывшемся окне необходимо выбрать пункт «Весь ряд» и нажать на кнопку «ОК» (рис. 82).

Рис. 82. Выбор цикла встреч для внесения изменений

В открывшейся форме необходимо внести требуемые обновления по циклу встреч и нажать на кнопку «Сохранить и закрыть».

Просмотр календаря коллег

Для просмотра календарей коллег необходимо на верхней панели во вкладке «Главная» нажать на кнопку «Открыть календарь» (1) и в выпадающем меню нажать «Из адресной книги» (2) (рис. 83).

Рис. 83. Открыть календарь из адресной книги

На открывшейся странице необходимо в поле поиска ввести ФИО (рис. 84).

Рис. 84. Поиск в адресной книге

ФИО контакта окажется первым в списке. Для выбора контакта необходимо дважды нажать на строку с ФИО сотрудника. Выбранные контакты отобразятся в списке «Участники» внизу окна, по окончании нажать «ОК» (рис. 85).

Рис. 85. Выбор контакта из адресной книги

Календарь контакта появится в списке календарей (рис. 86). Для перехода к просмотру календаря необходимо отметить галочкой календарь коллеги слева от ФИО.

Рис. 86. Календарь коллеги в списке календарей

Создание и наполнение общих групп календарей

Для создания общих групп календарей необходимо нажать на любую из папок календарей правой кнопкой мыши, в меню нажать на «Создать группу календарей» (рис. 87).

Рис. 87. Создать группу календарей

В появившемся поле необходимо написать название группы (рис. 88).

Рис. 88. Новая группа календарей

Для наполнения папки календарями необходимо нажать на папку правой кнопкой мыши, нажать «Добавить календарь» (1) и выбрать пункт «Из адресной книги» (2) (рис. 89).

Рис. 89. Добавление календаря в группу календарей из адресной книги

Для наполнения группы календаря необходимо организовать собрание. Для этого необходимо выбрать группу (1), на верхней панели вкладки «Главная» нажать на кнопку «Создать собрание» (2) и выбрать пункт «Собрание со всеми участниками» (3) (рис. 90).

Рис. 90. Создание собрания для группы контактов

В открывшемся окне необходимо обозначить детали собрания и по окончании нажать на кнопку «Отправить» (рис. 91). После отправки приглашения у всех участников группы календарей отобразится созданное собрание.

Рис. 91. Форма отправки приглашения на собрания для группы календарей

Наложение календарей коллег

В списке календарей необходимо выбрать другой календарь для просмотра. Выбранный календарь откроется рядом с тем, который уже отображается.

На вкладке календаря нажать на кнопку «Просмотр в режиме наложения» (рис. 92).

Рис. 92. Наложение календарей

Для удаления из стопки наложения, нажать на вкладке календаря «Режим одновременного просмотра» (рис. 93).

Рис. 93. Удалить из стопки наложения

Также, для наложения открытых календарей, можно на верхней панели вкладки «Вид» нажать на кнопку «Наложение» (рис. 94).

Рис. 94. Наложение календарей

Настройки доступности календарей

Для получения доступа к календарю коллеги необходимо дважды нажать на событие. В открывшемся окне нажать «Да» для отправки запроса коллеге на доступ к календарю (рис. 95).

Рис. 95. Запрос доступа к календарю коллеги

В открывшемся окне необходимо выбрать запрашиваемую глубину доступа к календарю в пункте «Подробности» в выпадающем меню:

  • Только доступность – предоставляет возможность просматривать статусы по собраниям/встречам/событиям (рис. 96).
  • Ограниченные сведения – предоставляют сведения о доступности и темы элементов календаря (рис. 97).
  • Полные сведения – включают сведения о доступности и о полных сведениях элементов календаря (рис. 98).

Рис. 96. Выбор глубины доступа «Только доступность»

Рис. 97. Выбор глубины доступа «Полные сведения»

Рис. 98. Выбор глубины доступа «Полные сведения»

По окончании необходимо нажать на кнопку «Отправить» (2). В появившемся окне нажать на кнопку «Да» или «Нет» для встречного открытия доступа к Вашему календарю коллеге (3).
После отправки письма-запроса на доступ к календарю коллеги ожидайте результат с решением. В письме коллега может нажать на кнопку «Принять» в случае, если он согласен выдать доступ к своему календарю (рис. 99).

Рис. 99. Письмо на доступ к календарю

После принятия запроса на доступ к календарю коллеги в его календаре появятся сведения о запланированных мероприятиях в соответствии с уровнем доступа (рис. 100).

Рис. 100. Календарь коллеги с доступом «Ограниченные сведения»

Для предоставления разрешений на календарь необходимо на верхней панели во вкладке «Главная» нажать на кнопку «Открыть доступ к календарю» (рис. 91).

Рис. 101. Кнопка «Открыть доступ к календарю»

В открывшемся окне необходимо выбрать глубину доступа сотрудника к календарю в пункте «Подробности» в выпадающем меню (1) (рис. 102). Далее нажать на поле «Кому» (2) и выбрать сотрудника из адресной книги или ввести в поле адрес электронной почты сотрудника. Пол окончании нажать на кнопку «Отправить».

Рис. 102. Форма отправки разрешения на доступ к календарю

Поиск помещений для проведения встреч

Для поиска помещений на верхней панели во вкладке «Главная» нажать на кнопку «Открыть календарь» (1) и выбрать пункт «Из списка помещений» (2) (рис. 103).

Рис. 103. Открытие календаря из списка помещений


В открывшейся форме из списка необходимо двойным кликом мыши выбрать требуемое помещение и нажать «ОК» (рис. 104).

Рис. 104. Выбор календаря помещения

После добавления календаря помещения он отобразится в списке групп календарей. Выберите календари коллег или уже сформированную группу календарей и календарь помещения для детального представления всех календарей и удобного планирования мероприятий (рис. 105).

Рис. 105. Детальное представление календарей коллег и помещения

После создания мероприятия с использованием календаря помещения ответственному за календарь помещения необходимо принять или отклонить запрос на проведение мероприятия в этом помещении. Только после принятия запроса мероприятие будет запланировано на проведение в выбранном помещении.

Упорядочивание календарей

Для отображения календаря в зависимости от требуемого периода необходимо на верхней панели во вкладке «Главная» нажать на кнопку «День» (рис. 106-107), «Рабочая неделя» (рис. 108-109), «Неделя» (рис. 110-111), «Месяц» (рис. 112-113).

Рис. 106. Кнопка «День»

Рис. 107. Вид календаря с расписанием на день

Рис. 108. Кнопка «Рабочая неделя»


Рис. 109. Вид календаря с расписанием на рабочую неделю

Рис. 110. Кнопка «Неделя»

Рис. 111. Вид календаря с расписанием на неделю

Рис. 112. Кнопка «Месяц»

Рис. 113.Вид календаря с расписанием на месяц

Помощник по планированию

Для перехода к помощнику по планированию необходимо на верхней панели во вкладке «Главная» нажать на кнопку «Создать собрание» или «Создать встречу» (рис. 114).

Рис. 114. Кнопки раздела «Создать»

В открывшемся окне необходимо нажать на кнопку «Помощник по планированию» (рис. 115).

Рис. 115. Кнопка «Помощник по планированию»

В помощнике по планированию можно добавить участников (1) из адресной книги, помещение (2) для детального представления календарей и учета занятого в календаре даты и времени при планировании мероприятий (3) (рис. 116). При добавлении участников появится окно для выбора помещения и таблица с вариантами времени (4). Если у участников уже зарезервировано время и дата, то в таблице будет указан статус «конфликты» с перечислением ФИО участников с занятым временем (5). Расшифровка статусов занятости участников, обозначенных цветом, представлена в левом нижнем углу окна (6).

Рис. 116. Помощник по планированию

Для продолжения создания встречи необходимо нажать на кнопку «Встреча» (рис. 117). По окончании необходимо нажать кнопку «Отправить».

Рис. 117. Кнопка «Встреча»


Добавление нового календаря помещения

Для добавления нового календаря помещения необходимо направить электронное письмо на адрес support@muctr.ru с указанием:

  • обоснования необходимости создания календаря помещения;
  • комплекса (Тушинский, Миусский, КСК), где расположено помещение;
  • наименования помещения;
  • номера помещения;
  • ФИО ответственного сотрудника;
  • контактного телефона ответственного сотрудника.

Права полного доступа к календарю помещения будут предоставлены ответственному сотруднику после создания этого календаря. Календарь помещения появится в списке календарей и отдельным почтовым ящиком в списке ящиков у ответственного сотрудника автоматически (рис. 118).

Рис. 118. Ящик помещения в списке ящиков

Управление календарём помещения

Ответственному сотруднику за календарь помещения необходимо принимать или отклонять запросы на проведение мероприятия в этом помещении. Только после принятия запроса мероприятие будет запланировано на проведение в данном помещении.
Запросы на проведение мероприятий в помещении будут приходить в виде писем на ящик помещения. Принять, отклонить запрос на проведение мероприятия или предложить новое время необходимо ответственному сотруднику в письмах папки «Входящие» (рис. 119).

Рис. 119. Кнопки вариантов решения по запросу на проведение мероприятия

Также принимать или отклонять запросы на резервирование помещения для проведения мероприятия возможно в самом календаре помещения.

Делегирование управления календарём помещения

Для делегирования управления календарём помещения необходимо нажать на календарь и на верхней панели во вкладке «Главная» нажать на кнопку «Разрешения для календаря» (рис. 120).

Рис. 120. Кнопка «Разрешения для календаря»

В открывшемся окне (рис. 121) необходимо нажать на кнопку «Добавить» (1) и выбрать сотрудника, кому требуется выдать доступ к календарю помещения. В разделе «Разрешения» необходимо выбрать предлагаемый уровень доступа (2) и нажать «ОК».

Рис. 121. Окно свойств календаря помещения с выдачей предлагаемого уровня доступа

В случае необходимости выдачи определенного набора разрешений для сотрудника необходимо в разделах «Чтение», «Запись», «Удаление» и «Другие» выбрать соответствующий пункт (рис. 122) и нажать «ОК».

Рис. 122. Окно свойств календаря помещения


У сотрудника, которому выдали права на управление календарём помещения, доступ к календарю появится после перезапуска «Outlook».

Применение почтовых правил

Для применения почтовых правил необходимо на верхней панели во вкладке «Главная» нажать на кнопку «Правила» (1) (рис. 123). В выпадающем меню нажать «Применение почтовых правил» (2).

Рис. 123. Применение почтовых правил

В открывшемся окне выбрать правила, которые необходимо применить, нажать «Применить» и «Ок» (рис. 124).

Рис. 124. Применить выбранные правила

Автоответы

В Outlook можно настроить отправку автоответа на сообщения электронной почты, чтобы уведомлять пользователей о своем отсутствии на рабочем месте и возможной задержке ответа. В автоответ можно включить, например, дополнительную контактную информацию.

Для добавления автоответа необходимо нажать на кнопку «Файл» в верхней панели окна и в разделе «Сведения» выбрать «Автоответы» (рис. 125).

Рис. 125. Пункт «Автоответы»

Далее необходимо установить параметр «Отправлять автоответы» (рис. 126).

Рис. 126. Параметр «Автоответы»

При желании можно установить флажок «Отправлять только в течение следующего периода» и указать период (рис. 127), на протяжении которого функция автоответа будет активна. Если время начала и окончания действия функции не указано, автоответы будут отправляться, пока не будет выбран параметр «Не отправлять автоответы».

Рис. 127. Установить период действия автоответов

В пункте «Отвечать один раз каждому отправителю следующими сообщениями» при выборе «В пределах организации» введите текст ответа, который будет направлен при отсутствии на рабочем месте работникам организации (рис. 128).

Рис. 128. Ввести текст автоответа

При выборе «За пределами организации (Вкл)» установите флажок «Автоответ отправителям за пределами организации» и введите ответ, который необходимо отправлять во время отсутствия на работе. Выберите один из вариантов отправки ответов – «Только моим контактам» или «Любым отправителям за пределами организации» (рис. 129).

Рис. 129. Ввести текст автоответа

Использование дополнительного ящика

Работники могут иметь помимо основного почтового ящика (например, ivanov.i.i@muctr.ru) дополнительный. Для создания дополнительного корпоративного почтового ящика необходимо направить обращение на адрес support@muctr.ru от имени руководителя подразделения с корпоративной почты (@muctr).

Для создания дополнительно электронного ящика требуется следующая информация:

  • необходимость создания почтового ящика: осуществление рассылок или ведение деловых переписок;
  • адрес почтового ящика;
  • наименование почтового ящика для отображения в адресной книге Outlook, например, info@muctr.ru именуется как Департамент информационных технологий;
  • кто будет держателем данного почтового ящика (ФИО);
  • кому из работников подразделения необходимо предоставить доступ к почтовому ящику;
  • какой уровень доступа предоставить пользователям к почтовому ящику (полный или только на чтение).

После создания дополнительной корпоративной электронной почты через установленный клиент Outlook на рабочем компьютере в домене MUCTR для отображения в приложении необходимо его перезапустить. Дополнительный ящик с присвоенным наименованием автоматически отобразится под Вашей основной почтой в течение некоторого времени (рис. 130).

Рис. 130. Отображение дополнительного почтового ящика

Уровни доступа

Уровень доступа к дополнительному почтовому ящику определяется руководителем подразделения. Возможные уровни доступа:

  • Полный доступ к ящику - открывает возможности открывать и читать письма, а также отправлять их. Для авторизации в почтовом ящике пользователям с полным уровнем доступа вводить пароль не требуется.
  • Доступ на просмотр ящика - открывает возможности к почтовому ящику только в режиме просмотра. Возможность ответа на письма не предоставляется.

Обращаем внимание, после выдачи соответствующего уровня доступа может потребоваться до 60 минут, чтобы изменения вступили в силу.

Отправка письма

Для отправки письма с почтового ящика необходимо выбрать данный адрес в новом сообщении в выпадающем меню поля «От» (рис. 131).

Рис. 131. Выбор ящика в поле «От»

Обращаем внимание, что для дополнительного ящика возможно потребуется создание отдельной подписи. Перед отправкой письма необходимо проверить соответствие подписи.



  • No labels