Правила в OWA определяют действия над сообщениями внутри почтового ящика пользователя как в OWA, так и во всех авторизованных клиентах Outlook, и срабатывают при поступлении писем пользователю.
Правила имеют критерий (условие) срабатывания и действие при срабатывании.
Критерием может являться наличие строки поиска или конкретного получателя как в полях заголовка («От кого», «Кому», «Тема»), так и в теле сообщения. Действием может являться пересылка или копирование письма другому пользователю, перемещение письма в папку почтового ящика и прочее. Критериев в одном правиле может быть несколько, доступны так же и исключения. Действий тоже может применяться несколько в одном правиле.
Для настройки почтовых правил перейдите в раздел верхнего меню «Параметры».
Далее в левом меню выберите отдел Почта, группу Автоматическая обработка, пункт Правила для папки Входящие.
Далее нажмите кнопку «Добавить новое правило».
Рассмотрим создание правил на примере автоматического перемещения писем с ключевым словом в теме «Новости» в папку «Archive» Для начала укажите «Имя» правила.
Далее в пункте «Условия» выберите из выпадающего списка «Включает эти слова» и далее «в теме».
Далее введите ключевое слово, по которому будет срабатывать условие и нажмите кнопку «Добавить». 
После добавления ключевого слова нажмите «ОК».
Далее в пункте «Действия» выберите из выпадающего списка «Переместить» и далее «Переместить в папку».
В появившемся списке папок выберите папку «Заметки» и нажмите «ОК». 
Для завершения настройки правила нажмите «ОК» сверху в окне меню.
